Conditions générales

Conditions générales de mise à disposition d’espaces évènementiels et services traiteur

Application et opposabilité des conditions générales

Les présentes conditions générales s'appliquent à toutes prestations réalisées par le Cercle de Lorraine et ses éventuels sous-traitants. Toute réservation d’espaces et de services traiteur implique de la part du Client l'adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions générales. Elles forment le contrat liant les parties, à l’exclusion de toutes conditions propres au Client et sans préjudice des conditions particulières contenues dans l’offre.  Il n’est admis aucune dérogation aux présentes conditions générales sauf accord écrit du Cercle de Lorraine.

 

Offres & Options :

Les offres & options (ci-après les Offres) données pour la location d’espaces et pour les services annexes sont valables pour une période de 10 jours calendrier. Les Offres sont définies sur base de l’espace choisi, de la formule catering retenue et du nombre de convives annoncés par le Client, sous réserve des adaptations formulées dans le respect des présentes conditions générales. Les Offres sont à confirmer endéans les 10 jours calendrier de leur émission, leur date faisant foi, en renvoyant l’Offre et les conditions générales signées pour accord.

Au-delà de ce terme, et sans confirmation écrite du Client, le Cercle de Lorraine dispose du droit d’annuler les Offres de plein droit et sans avertissement préalable.

 

Confirmation de réservation :

Un acompte de 70% du montant de l’Offre sera facturé au Client, dès réception de sa confirmation écrite de l’Offre accompagnées des présentes conditions générales signées. Le délai de paiement pour l’acompte est de 10 jours calendrier. Seul le paiement de l’acompte confirme la réservation.

Le Cercle de Lorraine se réserve, à son entière discrétion, le droit de demander la totalité de la prestation en prépaiement.

A défaut de réception de l’acompte demandé dans le délai imparti, le Cercle de Lorraine ne confirme pas la réservation et se réserve le droit de libérer la(es) date(s) réservée(s) par le Client, de plein droit et sans mise en demeure, sans préjudice de l’application des conditions d’annulation précisées ci-dessous, le cas échéant.

 

Prix :

Les tarifs dans l’Offre sont exprimés en euros, taxes incluses. Ils sont susceptibles d'être modifiés si une augmentation des prix des matières premières, du matériel ou des salaires intervient entre l’offre et son exécution, sans que cette augmentation ne puisse excéder 15 % du montant de l’Offre acceptée. Ils seront également adaptés dans le respect des présentes conditions générales en fonction du nombre définitif de convives et de la formule définitivement arrêtée.

 

Conditions d’annulation :

Toute annulation de la réservation par le Client devra être portée à la connaissance du Cercle de Lorraine qui doit en accuser bonne réception.

Dans ce cas, Le Cercle de Lorraine facturera : 

 

·                    Sans frais si la demande d’annulation est portée à la connaissance et acceptée par le Cercle de Lorraine plus de 60 jours calendrier avant la date de l’évènement.

·                    Une indemnité de 50% du prix de location des espaces si l’annulation est portée à la connaissance et acceptée par le Cercle de Lorraine entre 40 jours calendrier et 60 jours calendrier avant la date de l’évènement.

·                    Une indemnité de 70% du prix de location des espaces si l’annulation est portée à la connaissance et acceptée par le Cercle de Lorraine entre 39 jours calendrier et 30 jours calendrier avant la date de l’évènement.

·                    Une indemnité de 100% du prix de location des espaces si l’annulation est portée à la connaissance et acceptée par le Cercle de Lorraine entre 29 jours calendrier et 14 jours calendrier avant la date de l’évènement.

·                    Une indemnité de 100% de l’Offre totale, hors catering, si l’annulation est portée à la connaissance et acceptée par le Cercle de Lorraine entre 13 jours calendrier et 7 jours calendrier avant l’évènement.

·                    Une indemnité de 100% de l’Offre totale si l’annulation est portée à la connaissance et acceptée par le Cercle de Lorraine entre 6 jours calendrier avant l’évènement et le jour même de l’évènement.

 

Catering & Déroulement :

Le catering est fourni en exclusivité par le Cercle de Lorraine et/ou son prestataire exclusif « Restauration Nouvelle ».

Le Client doit confirmer par écrit au Cercle de Lorraine le choix du menu et de la formule retenue au minimum 14 jours calendrier avant la date de l’évènement. Le choix du menu et la formule retenue par le Client sont identiques pour l’ensemble des personnes participant à l’évènement.

Le nombre exact de personnes est à confirmer par écrit/mail au plus tard 72 heures avant l’événement. Le nombre confirmé par écrit sera le nombre minimum facturé.

Le Cercle de Lorraine ne peut pas garantir des suppléments de couverts pour des demandes qui sont adressées moins de 48h avant la date de l’évènement, mais déploiera ses meilleurs efforts pour répondre à la demande du Client, le cas échéant avec une facturation complémentaire de 25 % par convive en supplément de l’Offre.

Dans l’hypothèse où, sans que le Cercle de Lorraine n’en ait été averti dans les conditions précisées ci-avant, le nombre de convives vient à être supérieur au nombre annoncé par écrit par le Client, le Client accepte que les convives supplémentaires et non annoncés lui soient facturés au montant convenu dans l’Offre ou dans les courriels de confirmation ultérieurs, majoré de 50 %.

 

Le jour de la prestation, le Client est chargé de respecter les horaires convenus entre les Parties afin de permettre à la cuisine du Cercle de Lorraine ou à Restauration Nouvelle le bon déroulement du service.

 

En cas de retard du Client de plus d’une heure sur l’horaire convenu, le Cercle de Lorraine se réserve le droit d’annuler le service. Les obligations contractuelles du Client restent d’application et l’Offre sera facturée au Client.

 

Sonorisation :

Le Client s’engage à ne pas gêner les riverains et à respecter et à faire respecter les endroits loués ainsi que leurs abords par ses convives.

 

Droits intellectuels :

Le Client s’engage à respecter et à s’acquitter de toutes redevances, taxes etc dues en matière de droits intellectuels et ce relativement à tout support diffusé au cours de l’évènement du Client.

 

Modalité de règlement :

Le décompte de l’évènement sera réalisé par le Cercle de Lorraine endéans les 14 jours calendrier qui suivent la date de l’évènement et une facture finale sera émise.

Sauf convention contraire, toutes les factures du Cercle de Lorraine sont payables dès réception. Toute facture non payée à l’échéance produit de plein droit et sans mise en demeure préalable, un intérêt moratoire de 12% par an, calculé par mois ou par fraction de mois.

En outre, toute facture non payée dans le mois qui suit l’échéance sera majorée de plein droit net sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire, d’un montant de 12% avec un minimum de 50 €, à titre de clause conventionnelle, sans préjudice des intérêts ou des frais judiciaires.

 

Solidarité :

Si la facture est, à la demande du Client, établie au nom d’un tiers, le Client et le tiers sont solidairement responsables pour le paiement de celle-ci et l’exécution des autres engagements résultants des présentes conditions générales.

 

Fin de contrat :

Dans l’hypothèse où le Client ne respecte pas les termes de ces conditions générales et/ou manque gravement à ses obligations. Le Cercle de Lorraine se voit le droit de mettre fin à ses engagements, et ce à tout moment, sans avertissement préalable, ni préavis, ni intervention judiciaire et sans qu’aucune indemnité ne soit due au Client. Au contraire en cas de manquement grave du Client, ce dernier reste tenu du montant de l’Offre.  En tout état de cause, les sommes déjà versées ou exigibles à la date de la fin du contrat resteront acquises au Cercle de Lorraine, sans préjudice de dédommagements complémentaires.

 

Responsabilité :

Le Cercle de Lorraine ne supporte aucune responsabilité quelconque pour toutes les conséquences tant directes ou indirectes de cas fortuits ou de force majeure, qui pourraient empêcher ou entraver l’exécution du contrat.

Le cas de force majeure a pour effet de suspendre l’exécution des obligations contractuelles du Cercle de Lorraine.

Est un cas de force majeure tout événement indépendant de la volonté du Cercle de Lorraine qui empêche la réalisation d’un évènement ou d’une prestation commandée et confirmée par le Client.

Constituent notamment des cas de force majeure les grèves totales ou partielles entravant la bonne marche du Cercle de Lorraine ou celle de ses fournisseurs, sous-traitants ou transporteurs ainsi que l’interruption des transports, de la fourniture d’énergie, de matières premières.

Le Cercle de Lorraine décline toute responsabilité pour les dommages de toute nature qui pourraient affecter les biens du Client ou de ses convives, sauf faute intentionnelle du Cercle de Lorraine.

Le Client est responsable de tous les dégâts causés aux espaces utilisés ainsi qu’au matériel de catering qui seraient constatés après l’évènement. Le cas échéant, le Cercle de Lorraine peut inviter le Client à prendre ou à se faire remettre des attestations d’assurances nécessaires à l’organisation de l’évènement du Client.  Le Cercle de Lorraine se réserve le droit de refuser l’évènement si le Client n’exécute pas cette obligation.

 

Réclamation

Toute protestation quelconque serait irrecevable à défaut de nous être adressée par lettre recommandée dans les 8 jours de l’envoi de la facture. Une réclamation ne peut en aucun cas justifier une suspension de paiement.  Dans le cas où une réclamation serait fondée, la responsabilité du Cercle de Lorraine ne peut dépasser la valeur de l’Offre.

 

Collecte de données personnelles

Le Cercle de Lorraine collecte vos données personnelles en vue de prester efficacement les services qui font l’objet des présentes conditions générales et conformément à sa politique de confidentialité disponible sur le site www.cl.be.

 

Renonciation

L’absence de mise en œuvre d’une clause établie dans les présentes conditions générales ne peut être interprétée comme une renonciation du Cercle de Lorraine à s’en prévaloir.

 

Nullité

La nullité éventuelle d’une clause des présentes conditions générales n’altère pas la validité des autres dispositions. Les deux Parties s’engagent à définir un nouvel article corrigeant et remplaçant le précédent.

 

Litige :

Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution des présentes conditions générales sera tranché en droit belge et soumis à la compétence des Tribunaux francophone de l’Arrondissement de Bruxelles.